Du bist der Verantwortliche
Im Sinne der DSGVO bist du als Betrieb der „Verantwortliche“ für die Daten deiner Kunden — nicht die Software, die du nutzt. Das heißt: Du entscheidest, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, und du bist Ansprechpartner für die Rechte deiner Kunden. Die Buchungssoftware handelt in deinem Auftrag.
Auftragsverarbeitung klären
Weil das Buchungstool die Daten technisch in deinem Auftrag verarbeitet, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Seriöse Anbieter stellen einen bereit — prüf, ob er vorhanden ist und die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (etwa für E-Mail-Versand oder Zahlung) benennt.
Ebenso wichtig: Wo werden die Daten gehostet? Ein Hosting innerhalb der EU erspart dir viele Fragen rund um Drittland-Übermittlungen.
Datensparsamkeit: nur erheben, was du brauchst
Frag bei der Buchung nur ab, was du für den Termin wirklich brauchst — in der Regel Name und eine Kontaktmöglichkeit. Jedes zusätzliche Pflichtfeld ist ein Feld, das du begründen und schützen musst. Weniger ist hier nicht nur datenschutzfreundlicher, sondern erhöht auch die Abschlussrate.
Einwilligung und Transparenz
Bei der Buchung sollte der Kunde vor dem Absenden auf deine Datenschutzerklärung hinweisen können und ihr aktiv zustimmen. Die Datenschutzerklärung selbst muss verständlich erklären, welche Daten du zu welchem Zweck verarbeitest, wer sie empfängt und welche Rechte der Kunde hat.
Cookieless-Reichweitenmessung ohne personenbezogene Profile spart dir außerdem den Cookie-Banner — ein angenehmer Nebeneffekt.
Rechte der Betroffenen ernst nehmen
Kunden haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten. Praktisch heißt das: Du solltest einzelne Kundendaten und ganze Konten auf Wunsch löschen können, und die Software sollte dir das ermöglichen. Eine klare Speicherdauer — Daten nur so lange aufbewahren, wie sie gebraucht werden — rundet das ab.